7 tipů, jak v práci správně dávat zpětnou vazbu

V Dactylu proběhl workshop na téma zpětné vazby a my se chceme podělit o nově získané vědomosti. V tomto článku se dozvíte, proč je podle nás zpětná vazba důležitá, kde jsme čerpali inspiraci a několik tipů, jak k ní správně přistupovat v každodenním pracovním životě.

Proč je zpětná vazba (ZV) důležitá

ZV nastavuje zdravou firemní kulturu a udržuje dobré, otevřené vztahy mezi kolegy. Jednoduše posouvá jedince, aby byl ve svých dovednostech lepší. A také zlepšuje vzájemnou komunikaci uvnitř firmy i směrem ven – např. s klienty. 

ZV je dar, takže by za ní měla osoba, která jí dostává, poděkovat. Přijmout ji ale nemusí.  Proč o ní mluvíme jako o daru? Člověk, jenž ji dává, chce druhému reálně pomoci. Uvědomit si to je důležité.

„Poskytování ZV je důležité. Díky tomu vy i ostatní členové týmu víte, na čem jste. Nemusíte si tedy domýšlet, co si kdo o vaší práci a rozhodnutích myslí.” (Scottová, 2018)

ZV v kontextu radikální otevřenosti

Náš workshop vycházel z knihy Kim Scottové Radikální otevřenost, která představuje průsečík mezi přímou konfrontací a osobním zájmem. Otevřenost znamená mluvit jasně, s pokorou a nedomýšlet si. Radikálnost vyjadřuje, že se nemáte vyhýbat konfliktům a nepříjemným situacím. Pro někoho to znamená velký krok směrem z komfortní zóny. 

„Radikální otevřenost vytváří pracovní vztahy postavené na důvěře a buduje soudržný tým dosahující skvělých výsledků.”
 (Scottová, 2018)

Zdroj: https://www.growjob.com/clanky-corporate/radikalni-otevrenost/

Schéma představíme na příkladu kolegy, který má za pár minut meeting, ale za zuby mu zůstaly zbytky jídla:  

• Ničivá empatie - neřeknu nic, mohlo by to pro něj být nepříjemné (nechci ranit).
• Manipulativní neupřímnost - neřeknu nic, byl bych za blbce (je mi to nepříjemné).
• Útočná agrese - upozorním ho potichu a vysměju se mu před všemi nahlas.
• Radikální otevřenost - vezmu si kolegu stranou a upozorním ho tiše.

Proč se máme učit dávat ZV? Vždyť je to jednoduché...

Možná to překvapí, ale dávat ZV má svá specifika. Pokud nedáte ZV správně, můžete druhou osobu ranit nebo ji přivést k nepochopení a k jiné myšlence, než jste zamýšleli. Proto jsme pro vás sepsali několik typů, jak dávat ZV správně.

7 tipů, jak na správnou VZ

Doporučuje 10 z 10 dactyláků.

#1 Používejte sendvičovou metodu

Při poskytování ZV zkuste začít konkrétní chválou – ta konkrétnost je důležitá viz tip #2. Poté je řada na kritice toho, co ten člověk udělal a ne toho, jaký je. A nakonec přidejte chválu. To je tzv. sendvičová metoda. Samozřejmě si ji můžete přizpůsobit v poměru jedné chvály a jedné kritiky nebo více chvály, více kritiky, důležité je začít něčím pozitivním.

Špatný příklad sendvičové metody je chaos – kdy nejenže začnete kritikou, ale i chválíte nesmyslně přes sebe, např. „Karle, špatně si napsal ten kód, ale jinak všechno ostatní super. Hele, ten kód musí být fakt čistější. Jinak jsi fakt v pohodě, kámo.” Naschvál jsme to přehnali, nicméně i do takového kolečka navazujících a souvisejících vět byste se mohli dostat.

#2 Buďte konkrétní

Porovnejte si tyto dvě situace. Kolegyně si po tom, co jedna z nich měla prezentaci, povídají v kuchyňce.

1. „Jani, ty jsi tak šikovná!” říká Petra a Jana se jen usměje a odejde.
2. „Líbilo se mi, jak jsi zpracovala prezentaci, byla jasná, přehledná a poutavá.” říká Petra a Jana vřele poděkuje a rozvede diskuzi o její přípravě na prezentaci.

Vidíte ten rozdíl? Pokud nejsme konkrétní, může ZV vyznít neupřímně. V druhém případě se kolegyně vyjádřila ke konkrétní situaci a Jana přesně věděla, za co byla pochválena, a mohla na to reagovat.

#3 Mějte pokoru

Před tím, než někomu dáte ZV, se vždy zamyslete nad tím, zda je daná osoba v dobrém rozpoložení, jestli má na vás čas a neřeší zrovna 5 věcí současně. Dávejte ZV v klidu a pohodě.

„ ... nechci dát zpětnou vazbu, protože se bojím, že bych se mohl mýlit." ,,Ano, je to možné, ale když řeknete svůj názor, dáváte druhému příležitost vás na chyby upozornit. Díky zpětné vazbě se vyjasní nepochopení na obou stranách." (Scottová, 2018)

#4 Nebuďte osobní

Nekritizujte osobnostní rysy, ale chování. Představte si, že máte důležitý meeting s klientem a poté se sejdete s kolegou u vašeho pracovního místa. 

„Tak jak mi to šlo?” ptáte se, přestože víte, že to nebylo ono.
„No, jsi blbec, neříkal jsi to správně.” odpovídá kolega.

Hm, z toho si asi moc ponaučení nevezmete a navíc se cítíte pod psa. O mnoho lepší by byla tato ZV:

„Tak jak mi to šlo?” 
„V tvém projevu znělo "jako by" blbě, protože jsi ho použil skoro v každé větě.”

#5 Navrhněte řešení

Můžete druhému podat pomocnou ruku při problému. Nebo pokud nedokážete problém vyřešit, doporučte další možnosti. Dávejte ZV i v případě, kdy neznáte řešení, i tak je totiž užitečná.

#6 Neodkládejte to

Je lepší dělat ZV bezprostředně, když je to aktuální. Nezabere to většinou víc než 3 minuty. Oddalováním zapomínáme co jsme chtěli, musíme si psát seznam a pak si myšlenky oživovat, což není zrovna efektivní.

Ideálně dávejte ZV osobně, průběžně a v krátkých intervalech. Plánování schůzky, potvrzení a samotná schůzka je zbytečná ztráta času. To neplatí pro plánované one to one, kde je potřeba, aby se manager nebo leader připravil.

#7 Používejte „a” místo „ale”

„Design se mi celkově líbí, ale možná bych to vyhledávací pole umístil jinam, teď to působí nepatřičně.” 

„Odvedl jsi dobrou práci, ale udělal jsi několik pravopisných chyb v příspěvku na LinkedIn, ale celkově jde vidět posun, takže za mě super práce!”

Nemáte pocit, že si tyto zpětné vazby protiřečí? Někdo vás chválí a v zápětí to „smete ze stolu” slovíčkem ale. Chválu pak už nevnímáte, protože slovíčko ,,ale” to celé vyvrací. Proto doporučujeme používat spojku „a”, aby vaše ZV hezky plynula a nic nepřišlo vniveč.

Suma sumárum

Dávejte zpětnou vazbu a buďte radikálně otevření. Zlepšíte si komunikaci, zbavíte se zbytečného domýšlení, pomůžete vašim kolegům a kolegyním se posunout ve svých dovednostech. Nechte si dát ZV na ZV, využívejte schéma radikální otevřenosti, protože poskytovat správně ZV nejde ze dne na den.

Myslete na těchto 7 tipů:

1. Používejte sendvičovou metodu.
2. Buďte konkrétní.
3. Mějte pokoru.
4. Nebuďte osobní.
5. Navrhněte řešení.
6. Neodkládejte to.
7. Používejte „a” místo „ale”.

Možná si myslíte, že umět přijímat ZV je také důležité, ale pro někoho těžké. Máte pravdu, a proto pro vás připravujeme druhý díl článku, kde bude vysvětleno, jak umět ZV přijmout.

Pokud zrovna hledáte nové pracovní příležitosti, mrkněte na naše volné židle.

Sepsala pro vás Helča – Product designer.